COMMUNAUTÉ DE COMMUNE DES SABLONS
COMMUNE DE CHAVENÇON

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COMMUNE DE CHAVENCON

règlement de la salle communale « L’ECOLE » et de ses annexes
(Délibération du Conseil Municipal du 21 avril 2017)
ERP de 5ème catégorie

PREAMBULE
La salle communale et son matériel sont gérés et entretenus par la commune de Chavençon avec pour objectif la mise à disposition de ce lieu de rencontre et de rassemblement permettant l’organisation de réunions, de manifestations festives, de spectacles, d’expositions.

Article 1- objet –
Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions d’utilisation de la salle, réservée prioritairement aux activités organisées par la commune, aux associations locales - notamment le comité des fêtes, la chorale « la Chavençonne », l’Atelier de peintures , Les Amis de Chavençon- à l’Association des parents d’élèves du RPI de la Pierre Frite et aux particuliers résidant dans la commune et exceptionnellement à des associations et des particuliers extérieurs à la commune selon l’objet de leur demande.
D’ores et déjà, il est expressément convenu que la chorale La Chavençonne disposera gratuitement de la salle tous les mardis soir de 19heures à 23heures dans le strict respect des conditions d’occupation concernant la sécurité, l’entretien et la discipline.
De même, pour le carnaval des enfants du RPI, l’association des parents d’élèves disposera gratuitement de la salle chaque année, à une date à déterminer en début d’année dans le strict respect des conditions d’occupation concernant la sécurité, l’entretien et la discipline.


Article 2 – Conditions générales de réservation et d’occupation
La réservation ne deviendra effective qu’à compter de la signature et de l’acceptation du présent contrat, de la remise de l’assurance responsabilité civile, de la caution et des arrhes 15 jours au moins avant la date de la location.
Le signataire du contrat s’acquittera du loyer, en espèces ou par chèque à l’ordre du trésor public au plus tard une semaine avant la date de location
La salle, ses annexes et ses abords immédiats, l’ensemble du matériel, sont placés sous l’entière responsabilité de l’utilisateur. Pour les associations, les personnes responsables sont le Président et la personne signataire du présent contrat.
Il sera procédé avant et après chaque manifestation à un état des lieux conjointement entre le locataire et Mireille LUTZ adjointe au maire ou son représentant, pour constater le bon fonctionnement des divers appareils et installations pris en charge par le locataire aux termes de son contrat ; en l’absence de l’utilisateur, l’état des lieux dressé par Mireille LUTZ ou son représentant ne pourra faire l’objet d’une quelconque contestation.
Les clés seront remises au locataire lors de l’état de lieux entrant et seront restituées lors de l’état des lieux sortant ; en cas de perte de clé, le locataire devra rembourser à la commune le renouvellement de ladite clé.
L’utilisateur devra remettre un chèque de caution ; cette caution sera restituée après vérification qu’aucune dégradation, dysfonctionnement ou manque de matériel n’ait été constaté ; le chèque de caution ne sera encaissé que si le locataire ne s’acquitte pas du droit de location ou s’il restitue la salle dans un état de propreté jugé insatisfaisant.
Un chèque d’arrhes représentant 20% du prix de la location sera demandé au moment de la réservation
L’utilisateur devra produire une attestation d’assurance responsabilité civile en cours de validité qui sera annexée au présent contrat.

L’utilisateur s’engage à respecter et à faire respecter par toutes les personnes présentes, le présent contrat et règlement ainsi que toutes les consignes de sécurité :
- Les issues devront en permanence être laissées libres d’accès et de fonctionnement ; il devra en être tenu compte pour la distribution des tables et des chaises.
- L’interdiction de fumer ( décret n°2006 – 1386 du 15 novembre 2006)
- L’interdiction de dormir sur place
- L’interdiction d’utiliser l’ascenseur
- Assurer la police dans la salle et aux abords immédiats
- Respecter les plantations
- L’interdiction de décorer la salle avec des matériaux inflammables
- L’interdiction d’utiliser des barbecues tant à l’intérieur qu’à l’extérieur
Il est interdit de clouer, visser, peindre, coller, scotcher des affiches ou objets quelconques, sur les murs, plafonds, portes, tables et chaises
Les animaux ne sont pas autorisés sauf dérogation expresse.
Toute manifestation ou soirée devra impérativement être terminée à 2 heures du matin.


Article 3 – Entretien
Le nettoyage intégral de la salle et du matériel, du local cuisine, des sanitaires et des abords immédiats, incombe à l’utilisateur qui devra rendre les locaux dans un parfait état de propreté. A défaut, les heures de ménage assurées par la commune seront facturées à l’utilisateur.
L’utilisateur devra évacuer les ordures ménagères issues de sa manifestation dans les conteneurs situés dans la cour et s’engage à respecter les consignes du tri sélectif.


Article 4 – Utilisation
Tous les luminaires intérieurs ou extérieurs doivent être éteints et les robinets d’eau fermés, toutes les portes et fenêtres doivent être fermées après l’utilisation des locaux
Il est demandé à l’utilisateur de veiller à la tranquillité des habitants riverains et en particulier de ne pas dépasser le niveau de réglage maximum autorisé de 95db (au-delà l’alimentation électrique de la sono sera interrompue automatiquement) de baisser le niveau sonore audible depuis l’extérieur après 22 heures et d’éviter le vacarme, les cris, l’utilisation de systèmes bruyants et de ne pas lancer de feu d’artifice et de veiller à réduire au maximum les bruits provenant des véhicules principalement au démarrage
Le fonctionnement d’une buvette est soumis à la réglementation en vigueur et à l’autorisation du maire à demander quelques jours avant la manifestation
La commune décline toute responsabilité en cas d’accidents, de vols, ou de détérioration d’objets, de matériel ou de vêtements appartenant à des personnes se trouvant dans l’enceinte de la salle. L’utilisateur est le seul responsable de ces risques, sans aucun recours contre la commune.
De même, l’utilisateur s’assurera, le cas échéant, des autorisations nécessaires à sa manifestation et notamment, déclaration d’ouverture de buvette et SACEM.
Le signataire du présent contrat certifie en avoir pris connaissance et s’engage à le respecter et à le faire respecter
Il s’engage à assumer financièrement et juridiquement tout non-respect du présent contrat

Annexe et conditions financières
En application de la délibération du conseil municipal du 24 février 2017, les tarifs de location ont été fixés comme suit :
Habitants hors commune
- La matinée – de10h à 19h.................................... 200€ 300€
- La soirée - de 17h à 2h du matin........................... 350€ 525€
- Ce prix comprend la fourniture d’eau, le courant électrique, l’usage des toilettes et du matériel mis à disposition et listé en annexe
- Chèque de caution....................................................... 500€
- Arrhes....................................................... 20% du montant de la location
- Non-respect de l’état de propreté.....................................20€ l’heure de ménage
- Non-respect de la fermeture des locaux...........................100€ + frais dus aux éventuelles dégradations
- Chaise cassée ou manquante.......................................... 50€
- Table cassée ou manquante...........................................200€

Pour tous renseignements, vous pouvez nous contacter au 03.44.49.88.41

(les mercredis de 14h00 à 19h00 et samedis de 09h00 à 12h00).

Ou nous laisser un message à l'adresse suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..

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